De notulen van de vorige ocmw-raad d.d. 27.05.2024
Decreet lokaal bestuur, artikel 74.
Het huishoudelijk reglement van de OCMW-raad van Brakel.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter en de algemeen directeur.
Enig artikel: De notulen en het zittingsverslag van de vergadering d.d. 27.05.2024 worden goedgekeurd.
Decreet Lokaal Bestuur d.d. 22.12.2017.
Gelet op de beslissing van het Vast Bureau d.d. 18.03.2024, waarbij akkoord werd gegaan om een Overkophuis te realiseren te Zottegem in het jeugdcentrum ' De Muze ', waarbij daarnaast ook een outreachende werking wordt uitgebouwd in Herzele en Brakel ( jeugdhuis Alfa ).
De lokale en regionale actoren ( welzijn en jeugd ) van de eerstelijnszone Panacea, werkten samen om een subsidiedossier, naar aanleiding van een Vlaamse oproep tot uitbreiding van het aantal Overkophuizen, op te stellen voor realisatie van een Overkopwerking in de eerstelijnszone. De verbintenissen van alle partners hiertoe werden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst.
De jaarlijkse subsidie bedraagt € 80.417,94 en wordt aangevuld met co-financiering van de lokale besturen van de eerstelijnszone Panacea à rato van € 1,00 per jongere:
- Zottegem: € 3.739,00
- Brakel: € 2.067,00
- Herzele: € 2.609,00
- Oosterzele: € 2.028,00
- Sint-Lievens-Houtem: € 1.542,00
- Lierde: € 966,00
Voor het aanstellen van een jeugdcoach werd een overheidsopdracht uitgeschreven ( cfr. beslissing van het OCMW-Raad d.d. 15.04.2024 van OCMW Zottegem, houdende het bestek jongerencoach Overkophuis ). Voor het aanstellen van een welzijnswerker is binnen het netwerk een bevraging gedaan, waaruit blijkt dat enkel CAW Oost-Vlaanderen deze opdracht wil/kan uitvoeren. Hiertoe sluit het OCMW van Zottegem een overeenkomst af met CAW Oost-Vlaanderen voor de periode van 2024-2025.
Deze samenwerkingsovereenkomst Overkop ELS Panacea, zorgt voor de uitbouw van een Overkophuis met een Vlaamse subsidie, aangevuld met co-financiering van bovenvermelde lokale besturen.
Alle deelnemende partners worden vermeld in de samenwerkingsovereenkomst.
Het volgende wordt overeengekomen:
Artikel 1: Voorwerp en duurtijd van de overeenkomst
§ 1
In het kader van de uitbreidingsoproep ' Overkophuizen ' van het Agentschap Opgroeien d.d. 27.10.2023 ( bijlage 1 ), waarbij het aanvraagdossier van OCMW Zottegem ( bijlage 2 ) als laureaat uit de bus kwam ( beslissing Agentschap Opgroeien d.d. 06.05.2024 ) ( bijlage 3 ) om een Overkophuis en -netwerk in eerstelijnszone Panacea te organiseren.
§ 2
Deze overeenkomst treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2024.
§ 3
Deze samenwerkingsovereenkomst is onlosmakelijk verbonden met de erkenning en subsidiëring van het Overkophuis vanuit Agentschap Opgroeien. Deze samenwerkingsovereenkomst komt sowieso tot een einde wanneer ook deze bovenlokale erkenning en subsidiëring aflopen.
§ 4
Wanneer een van de lokale en regionale actoren deze samenwerking wenst stop te zetten, wordt een opzegtermijn van 12 maanden gerespecteerd. In de opstartfase 2024-2025 wordt na evaluatie de mogelijkheid voorzien van een verkorte opzegtermijn van 6 maanden.
§ 5
Het aanbod van het Overkophuis is op maat en geïntegreerd. Binnen de aansturing en vormgeving van het Overkophuis zetten we maximaal in op de verbinding tussen hulpverlening en jeugdwerk. Zowel jeugdwerkers als hulpverleners moeten jongeren kunnen informeren, vragen verhelderen, ze naar de juiste diensten toeleiden, actief naar jongeren toegaan, enz.. De lokale en regionale actoren spelen in op de vragen van de jongeren en zullen intens samenwerken en onderlinge grenzen wegwerken. Elke betrokkene actor werkt binnen Overkop vanuit dezelfde gemeenschappelijk gevormde visie.
De werking krijgt als volgt vorm:
- De dagelijkse werking wordt uitgerold en begeleid voor 1 jongerencoach
- Het coördinatieteam bestaat uit de jongerencoach, ( de welzijnsmedewerker ) en een afgevaardigde van de lokale besturen. Dit kernteam volgt de werking dagdagelijks inhoudelijk op, coördineert de verschillende doelstellingen en stuurt bij waar nodig, organiseert en leidt de stuurgroep, ... . Het coördinatieteam komt tweewekelijks samen.
- De multidisciplinaire stuurgroep bestaat naast de jongerencoach ( en de welzijnsmedewerker ) uit vertegenwoordigers van de lokale en regionale actoren. De stuurgroep staat in voor de kwaliteitsbewaking ( opvolgen missie en visie, bereiken van doelstellingen, impact, bijsturen werking, ... ) en financiële opvolging. Deze stuurgroep komt minstens zesmaandelijks samen. Indien nodig kunnen ook andere partners aansluiten om hun expertise rond specifieke levensdomeinen in te brengen.
Het Overkophuis is een laagdrempelige ontmoetings- en rustplek waard de brug geslagen wordt tussen jeugdwerk ( o.a. het jeugdhuis en het jeugdopbouwwerk ) en hulpverlening. Alle jongeren van 12 tot 25 jaar zijn welkom, ook jongeren zonder directe hulpvraag. Door nauwe samenwerking met jeugdopbouwwerkers, worden bijzondere inspanningen gedaan om ook de meest kwetsbare jongeren te bereiken. We zien het als een huis voor en door jongeren met een vrijetijds- en welzijnsaanbod op maat van jongeren.
Er wordt gewerkt met vaste inloopmomenten tussen en na schooltijd, te bepalen in overleg met de Overkop-ambassadeurs. Tijdens de inloopmomenten kunnen jongeren het Overkophuis binnen en buiten lopen, even tot rust komen en-of activiteiten doen. Er is altijd een aanspreekpunt tijdens de inloopmomenten. Jongeren kunnen bij de coach terecht met hun vragen, zorgen, twijfels, problemen, ... zonder afspraak. De coach helpt hen om hun (hulp)vraag duidelijk te krijgen. De jongerencoach is in de eerste plaats een vlot bereikbare ( ook online o.a. Whatsapp, Snapchat, Instagram, ... ) vertrouwensfiguur. Omdat jongeren met elke vraag meteen bij de jongerencoach terecht moeten kunnen, zal hij/zij/hun geen langdurig traject kunnen aanbieden. Daarvoor wordt dan ook samengewerkt met de collega's van de partnerorganisaties ( bv. JAC, CGG, CLB, ELP psycholoog, Sociaal Huis, ... ). Overkop verbindt het aanbod van organisaties, maakt het overzichtelijker voor jongeren en verlaagt de drempel. Het Overkophuis zal als vertrouwde locatie een vindplaats zijn en hulpverleners kunnen er hun aanbod naar jongeren toe, brengen.
Naast de jongerencoach kunnen de partnerorganisaties mee instaan voor het verzorgen van de permanentie ( zie artikel 2 ).
Het aanbod van het Overkophuis is gratis.
Artikel 2: Verbintenissen i.f.v. uitrol lokaal Overkophuis en -netwerk
§ 1
OCMW Zottegem sluit i.f.v. het bekomen van de subsidie via het Overkopnetwerk Denderstreek-Meetjeslan een samenwerkingsovereenkomst af met stad Aalst, penhouder voor het Overkopnetwerk ( bijlage 4 ). De samenwerkingsovereenkomst behelst bovendien afstemmen van de Overkopwerkingen binnen het netwerk Denderstreek-Meetjesland, nemen van initiatief tot opzetten van een lerend netwerk en organiseren van uitwisselingsmomenten, in samenwerking met de lokale en regionale actoren.
§ 2
OCMW Zottegem neemt de verantwoordelijkheid op om binnen de eigen eerstelijnszone een Overkophuis en -netwerk op te zetten conform het concept en bijhorende doelstellingen en ambities zoals geformuleerd in het aanvraagdossier dat werd goedgekeurd door Agentschap Opgroeien, dit samen en in samenspraak met de lokale en regionale actoren die worden ingezet voor de operationele uitrol van het Overkophuis.
§ 3
De lokale en regionale actoren van de samenwerking Overkop in de regio Panacea, zetelen in de stuurgroep. De stuurgroep staat in voor de kwaliteitsbewaking ( opvolgen missie en visie, bereiken van doelstellingen, impact, bijsturen werking, ... ) en financiële opvolging. De stuurgroep komt minstens zesmaandelijks samen.
§ 4
OCMW Zottegem schrijft een overheidsopdracht uit om via samenwerkingsovereenkomst een jongerencoach aan te stellen, die gefinancierd wordt met de bekomen subsidie. OCMW Zottegem gaat een samenwerkingsovereenkomst aan met een welzijnspartner voor de aanstelling van een welzijnsmedewerker, gefinancierd met de bekomen subsidie.
§ 5
OCMW Zottegem staat voor de lokale Overkopwerking in voor afstemming en rapportering naar het lokale beleid, financiële opvolging, afsluiten van nodige verzekeringen en communicatie.
§ 6
Het basisengagement van Centrum Algemeen Welzijnswerk ( CAW ) Oost-Vlaanderen / Jongeren Adviescentrum ( JAC ) binnen Overkop vanuit reguliere middelen is als volgt: vindplaatsgericht onthaal JAC, Mind Spring Junoir, Budget inZicht groepsactiviteiten, informatieve groepsmomenten ( op eigen benen ), samen inzetten op sensibilisering van geestelijke gezondheidsproblemen, omgaan met verontrusting, onthaal en begeleiding van kwetsbare jongvolwassenen ( Bruggen na(ar) 18 ), ... .
Daarnaast zijn er de volgende aanvullende engagementen van het JAC / CAW:
- Het aanbod en de acties van het Overkophuis breed bekend maken via de eigen communicatiekanalen
- Jongeren actief toeleiden
- Het Overkophuis gebruiken als vindplaats om hulp- en/of dienstverlening naar jongeren toe te brengen
- Deelnemen aan de stuurgroep i.f.v. inhoudelijke opvolging en verdere uitwerking van het Overkophuis
- Deelnemen aan het lerend netwerk i.f.v. regionale kennis- en expertisedeling
Het JAC / CAW neemt ook een actief engagement op in de werking van het Overkophuis vanuit reguliere middelen aangevuld met Overkop subsidies:
- Het JAC verzorgt samen met de jongerencoach het onthaal in het fysiek Overkophuis
- Het JAC staat in voor het plannen en uitvoeren van welzijnsgerelateerde activiteiten
- Ze verantwoorden hun inbreng op basis van de criteria die in de samenwerkingsovereenkomst worden vastgelegd
§ 7
Het Centrum Geestelijke Gezondheidszorg Zuid-Oost-Vlaanderen ( CGG ZOV ) is betrokken voor hulpverlening ( alcohol, drugs, gamen en gokken ) en preventiewerk ( ook medicatie en tabak ). Het CGG verkent de mogelijkheden om een geconventioneerd psycholoog ( ELP / GPZ ), werkzaam binnen het CGG als Erkende Organisatie, voor 4 u. per week aan het Overkophuis als vindplaats te koppelen. Deze psycholoog brengt voorbij zijn eerstelijnsopdracht de know-how, samenwerkingsrelaties en partnerwerkingen van het CGG ZOV binnen, gezien hij /zij/hun verbonden blijft aan een regulier behandelteam van het CGG. De geconventioneerd psycholoog kan in samenwerking met de andere betrokken partners voorzien in een groepsaanbod op maat, dit vanuit de conventie. Het CGG biedt structurele teamondersteuning aan de Overkopmedewerkers ( bv. via aanwezigheid op vergaderingen ). Het CGG ZOV zet een deel van de middelen uit het samenwerkingsverband tussen steden en gemeenten in om 2 u. tot 3 u. per week mee de permanentie te verzorgen in het Overkophuis door een medewerker.
§ 8
Bij JOW Zottegem ( Lejo Zottegem ) zijn 2 VTE jeugdopbouwmedewerkers aan de slag met middelen van lokaal bestuur Zottegem. Zij zetten in op de vertrouwensrelatie met de jongeren om dan op maat en volgens de noden van de jongeren te werken samen met de jongere. Zij gaan vindplaatsgericht te werk, zetten in op vroegdetectie van psychische kwetsbaarheid en leiden jongeren toe naar het Overkophuis. Ze faciliteren ontmoeting en ontwikkelen een vrijetijdsaanbod in co-creatie met jongeren. Zij delen hun expertise omtrent het bereiken en werken met kwetsbare jongeren met de kernpartners. JOW Zottegem ondersteunt de Overkopwerking bijkomend met het trekken van het overleg met de werkingen die op dezelfde site worden gehuisvest als het Overkophuis.
§ 9
De CLB's werken rond de thema's onderwijsloopbaan, leren en studeren, psycho-sociaal functioneren en preventieve gezondheidszorg. Het CLB beschikt bovendien over het project ' Welbevinden / Veerkracht ' om de weerbaarheid van leerlingen te verhogen. Op deze manier kan er preventief ingezet worden op veilige klasgroepen waar leerlingen zich goed in hun vel voelen. De CLBch@t zal in het Overkohuis gepromoot worden, waar jongeren welkom zijn met al hun vragen. Het CLB kan jongeren begeleiden binnen het Overkophuis en vanuit de scholen jongeren toeleiden naar de werking van het Overkophuis.
§ 10
De lokale besturen binnen de eerstelijnszone Panacea detecteren lokaal de noden van hun jongeren en brengen signalen binnen in de overkopwerking waarmee het Overkophuis lokaal aan de slag kan. De (jeugd)diensten van deze gemeenten informeren hun jeugdwerkingen, de lokale besturen zorgen voor de verbinding met het onderwijs en het reguliere vrijetijdsaanbod ( jeugdbewegingen, sportverenigingen, ... ) en leiden jongeren toe naar de werking van het Overkophuis. De OCMW's zorgen voor ondersteuning op andere levensdomeinen zoals inkomen, wonen, vrijwilligerswerk en samenlevingsdienst en leiden kwetsbare jongeren eveneens toe naar de werking van het Overkophuis. Een afgevaardigde van de zes lokale besturen zetelt in het coördinatieteam.
§ 11
De conventie psychologische functies in de eerste lijn engageert zich via de netwerken RADAR en Het PAKT ( Oost-Vlaanderen ) om het Overkophuis te aanschouwen als een prioritaire vindplaats. Dit betekent dat er inspanningen worden geleverd om psychologisch zorgaanbod in de eerste lijn in te zetten voor jongeren met een ( risico ) op lichte tot matige psychische problemen. Daarnaast zal ondersteuning gegeven worden aan en kennis en expertise gedeeld worden met de medewerkers van het Overkophuis ( professionals en/of vrijwilligers ) m.b.t. het aanbod aan psychologische zorg in de eerste lijn, ook m.b.t. de mogelijke interventies die ze zelf kunnen ondernemen ter ondersteuning van de rechthebbende met een psychische zorgvraag. Om deze opdracht meer kracht bij te zetten, worden er binnen het beschikbaar budget specifieke middelen ingezet.
§ 12
Rechtstreeks Toegankelijke Jeugdhulp ( RTJ ) De Tafels zal 1 gezinsplan maken wanneer noodzakelijke hulp niet bestaat, niet toereikend of niet beschikbaar is. De vragen van de jongere staan daarbij centraal. RTJ De Tafels engageert zich om het Overkophuis breed bekend te maken via de eigen communicatiekanalen.
§ 13
Eerstelijnszone ( ELZ ) Panacea pikt signalen op ( o.a. via het forum ) en maakt het Overkophuis breed bekend via de eigen communicatiekanalen.
Artikel 3: Financiële verbintenissen
§ 1
OCMW Zottegem ontvangt van stad Aalst - penhouder voor de Overkopwerkingen in het netwerk Denderstreek-Meetjesland - een Vlaamse Subsidie à rato van € 80.417,94 per kalenderjaar. De verdeling van de middelen per eerstelijnszone binnen het netwerk, gebeurt volgens de financiële afspraken zoals toegevoegd in het aanvraagdossier d.d. 15.01.2024 ( bijlage 5 ) en ligt vast tot 30.06.2026.
Bij wijziging van de totale Vlaamse subsidie voor het werkingsgebied Denderstreek-Meetjesland, worden de budgetten herverdeeld onder de eerstelijnszones ( met een Overkopwerking in het werkingsgebied ) volgens de financiële afspraken zoals toegevoegd in het aanvraagdossier d.d. 15.01.2024.
§ 2
Voor de besteding van de Vlaamse subsidie dienen de richtlijnen te worden gevolgd zoals omschreven in de oproep d.d. 27.10.2023.
§ 3
De lokale besturen binnen de samenwerking voorzien jaarlijks in volgende werkingsmiddelen voor het Overkophuis à rato van € 1,00 per jongere tussen 12 en 24 jaar oud:
- lokale co-financiering Zottegem: € 3.739,00
- lokale co-financiering Brakel: € 2.067,00
- lokale co-financiering Herzele: € 2.609,00
- lokale co-financiering Oosterzele: € 2.028,00
- lokale co-financiering Sint-Lievens-Houtem: € 1.542,00
- lokale co-financiering Lierde: € 966,00
§ 4
Lokaal bestuur Zottegem voorziet in een pand van waaruit de werking wordt gerealiseerd.
§ 5
Lokale besturen Brakel en Herzele voorzien locaties voor outreachende werking - zowel groepswerking als individuele begeleiding - in hun gemeente, in eigen locaties of bij vindplaatsen.
Artikel 4: Financiële en inhoudelijke controle
§ 1
Uiterlijk tegen 1 april van elk kalenderjaar zal het coördinatieteam een werkings- en financieel verslag opmaken met betrekking tot de Overkopwerking in ELZ Panacea. OCMW Zottegem maakt dit verslag digitaal over aan de stad Aalst die hiervoor de nodige sjablonen ter beschikking stelt. De stad Aalst staat op haar beurt in voor globale rapportering naar Agentschap Opgroeien.
§ 2
Volgende stukken vormen de basis voor de verslaggeving:
- een werkings- of inhoudelijk verslag dat rapporteert over de voortgang van de doelstellingen zoals omschreven in het aanvraagdossier
- een financieel verslag dat bestaat uit een overzicht van de kosten en opbrengsten verbonden aan de verschillende opdrachten zoals omschreven in artikel 1, inclusief de betrokkene verantwoordingsstukken ( bv. loonstaten, samenwerkingsovereenkomsten, ... ) en/of facturen
§ 3
Indien Agentschap Opgroeien op basis van de jaarlijkse verslaggeving de Vlaamse subsidies volledig of gedeeltelijk zou intrekken, wordt dit telkens verhaald naar de lokale werking waarop deze beslissing betrekking heeft.
Artikel 5: GDPR
De lokale en regionale actoren verbinden zich ertoe om bij verwerking van persoonsgegevens de bepalingen GDPR ( General Data Protection Regulation ) na te leven.
Artikel 6: Communicatie
De lokale en regionale partners zorgen ervoor dat bij elke communicatie i.k.v. de lokale Overkopwerking de opgelegde richtlijnen vanuit Agentschap Opgroeien, worden nageleefd.
Bij bovenlokale communicatie wordt steeds gecommuniceerd vanuit het samenwerkingsverband ' Denderstreek-Meetjesland '.
Artikel 7: Toepasselijk recht
Deze overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht. De rechtbanken van Oost-Vlaanderen zijn uitsluitend bevoegd om kennis te nemen van iedere betwisting tussen partijen inzake het bestaan, de geldigheid en de interpretatie van deze overeenkomst, die niet op een minnelijke wijze kunnen opgelost worden.
Artikel 8: Relativiteit van clausules
In geval één of andere clausule of gedeelte ervan ongeldig, onwettelijk, onuitvoerbaar onder het toepasselijke recht wordt verklaard, blijven de overige clausules of gedeelten ervan rechtsgeldig en uitvoerbaar. Partijen beraadslagen binnen de maand na verzoek van de meest gerede partij om de onwettige of onuitvoerbare clausules te vervangen door geldige clausules die zoveel als mogelijk de initiële bedoeling van de partijen nastreven.
Artikel 1
De samenwerkingsovereenkomst inzake de Overkophuizen, goed te keuren.
Opmaak van de jaarrekening en afsluiting van het boekjaar 2022.
Conform de decretale bepalingen werd het ontwerp van de jaarrekening 2022 veertien dagen voor de bespreking op de gemeenteraad aan alle raadsleden bezorgd.
De gemeenteraad stelt haar deel van de jaarrekening over het boekjaar 2022 vast.
Het deel van het OCMW wordt vastgesteld door de OCMW-raad.
Daarna keurt de gemeenteraad het deel van de jaarrekening zoals vastgesteld door de OCMW-raad, goed.
Door die goedkeuring wordt de jaarrekening in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn.
Het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 in het bijzonder:
Het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen, en latere wijzigingen, betreffende de regels van BBC2020 boekhouding, de beleidsrapporten en de toelichtingen.
De ministeriële besluiten van 26 juni 2018 en 12 september 2018 inzake de vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen.
Omzendbrief KB/ABB 2018/4 van 14 december 2018 betreffende het bestuurlijk toezicht en de bekendmakingsplicht in het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur en het provinciedecreet van 9 december 2005.
De gemeenteraad spreekt zich in het eerste semester van het financiële boekjaar dat volgt op het financiële boekjaar waarop de rekening betrekking heeft uit over de vaststelling van de jaarrekening.
De jaarrekening van de gemeente en het OCMW vormen een geïntegreerd geheel.
De jaarrekening is één van de beleidsrapporten uit de beleids- en beheerscyclus. Naast een overzicht van de financiële resultaten, bevat de jaarrekening ook inhoudelijke informatie over het gevoerde beleid.
De jaarrekening bestaat uit:
De gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn stemmen elk over hun deel van elk beleidsrapport. De gemeenteraad keurt het deel van de jaarrekening zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn goed en stelt zo de gezamenlijke jaarrekening van de gemeente en het O.C.M.W. definitief vast.
Enig artikel: De O.C.M.W. raad stelt het deel van het O.C.M.W. over de jaarrekening 2022 vast.
Namens OCMW-raad,
Jurgen De Mets
Algemeen Directeur
Marcel Saeytijdt
Voorzitter Gemeente- en OCMW raad