De wetgeving in het kader van BOA voorziet in een handhaving onder de verantwoordelijkheid van de gemeente.
Daartoe dient elke gemeente over een eigen handhavingskader en handhavingsreglement te beschikken.
Het ontwerp reglement wordt voorgelegd aan het college ter kennisname.
Het Decreet van 3 mei 2019 betreffende de organisatie van buitenschoolse opvang activiteiten (BOA-decreet);
De regierol die het BOA-decreet toekent aan het lokaal bestuur inzake organisatie, erkenning en handhaving van het lokaal buitenschools aanbod;
De principes van behoorlijk bestuur, in het bijzonder neutraliteit, motiveringsplicht, gelijkheidsbeginsel en transparantie;
Het erkenningsreglement BOA Brakel, goedgekeurd door de gemeenteraad op 1 juni 2026, waarin de kwaliteitsvoorwaarden en erkenningscriteria voor organisatoren van buitenschoolse opvang en activiteiten zijn vastgelegd;
De noodzaak om toezicht en handhaving op een uniforme, proportionele en onafhankelijke wijze te organiseren, conform de decretale verplichtingen en de lokale BOA visie.
Het lokaal bestuur Brakel binnen het BOA-beleid verschillende rollen opneemt, met name deze van regisseur, organisator en toezichthouder, en dat een duidelijke functiescheiding noodzakelijk is om belangenvermenging te vermijden en de geloofwaardigheid van het beleid te waarborgen;
Het wenselijk is om een formeel handhavingsreglement vast te stellen dat de procedures, controlemomenten, toezichtsvormen, klachtenbehandeling en handhavingsinstrumenten helder omschrijft;
Het handhavingsreglement voorziet in:
Een gestructureerd controlesysteem met basistoezicht, thematisch toezicht, risicogestuurd toezicht en extern toezicht;
Een proportionele aanpak waarbij de aard van het aanbod en de ernst van eventuele tekortkomingen bepalend zijn voor de intensiteit van het toezicht;
Een duidelijke klachtenprocedure met classificatie van meldingen en klachten, termijnen voor behandeling en mogelijke opvolgingsmaatregelen;
Een gradueel handhavingskader met verbetertrajecten, interne aanmaningen, verscherpt toezicht en tijdelijke organisatorische bijsturingen;
Transparantie en rapportering naar het lokaal samenwerkingsverband BROA, het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad.
Het handhavingsreglement werd afgestemd binnen de interne BOA-werkgroep BROA en sluit aan bij de lokale BOA visie en het erkenningskader BOA Brakel.
Artikel 1 – Goedkeuring handhavingsreglement BOA
De gemeenteraad keurt het handhavingsreglement goed zoals opgenomen in dit besluit.
REGLEMENT CONTROLE EN HANDHAVING BOA
Inleiding en doelstellingen
Scheiding van rollen tussen regie, organisatie en controle
In uitvoering van het Decreet Buitenschoolse Opvang en Activiteiten neemt het lokaal bestuur van Brakel meerdere rollen op binnen het BOA-beleid. Enerzijds vervult het lokaal bestuur de regierol, waarbij het verantwoordelijk is voor het uittekenen van een lokaal BOA-beleid, het vastleggen van een erkenningskader en het toezicht op de naleving van de erkenningsvoorwaarden. Anderzijds treedt het lokaal bestuur eveneens op als organisator van buitenschoolse opvang en activiteiten.
Door de schaalgrootte van het lokaal bestuur worden regie en organisatie gecombineerd binnen dezelfde functie. Deze combinatie is decretaal toegelaten en wordt transparant benoemd in het erkenningskader. Om de objectiviteit, transparantie en rechtszekerheid van het toezicht en de handhaving te waarborgen, wordt binnen dit controle- en handhavingskader expliciet gekozen voor een duidelijke scheiding tussen de rol van organisator en regisseur enerzijds en de rol van controleur anderzijds. Deze rollenscheiding is een essentieel uitgangspunt van het BOA-beleid en voorkomt rolvermenging of belangenconflicten.
De gemeentelijke buitenschoolse opvang blijft organisatorisch aangestuurd door de daartoe bevoegde coördinator buitenschoolse opvang, die verantwoordelijk is voor de dagelijkse werking, de uitvoering van het pedagogisch en organisatorisch beleid en de naleving van de erkenningsvoorwaarden binnen de eigen werking. Deze coördinator oefent geen toezichts- of handhavingsbevoegdheid uit over de eigen organisatie.
Het basistoezicht op het erkende aanbod buitenschoolse opvang en activiteiten, wordt opgenomen door de leden van het BOA kernteam binnen het lokaal bestuur. Voor de controle bij aanmelding of wijziging, de driejaarlijkse controle of controle na melding, wordt beroep gedaan op een externe organisatie. Deze externe partij treedt op als onafhankelijke controleur en ziet toe op de naleving van het lokale erkenningskader door alle erkende organisatoren, met inbegrip van de gemeentelijke buitenschoolse opvang.
Controles, vaststellingen, opvolging van klachten, evaluaties en eventuele handhavingsmaatregelen gebeuren vanuit deze onderscheiden rol, op een uniforme en gelijkwaardige wijze voor alle erkende organisatoren. Het lokaal bestuur waarborgt hierbij dat de procedures, vaststellingen en beslissingen inzake toezicht en handhaving onafhankelijk gebeuren van de organisatorische werking van de gemeentelijke opvang.
Deze functionele scheiding tussen organisatie en controle draagt bij tot een transparant toezichtskader en ondersteunt het lokaal bestuur in zijn verantwoordelijkheid om de kwaliteit, veiligheid en toegankelijkheid van het buitenschoolse aanbod voor alle kinderen te bewaken.
Hoofdstuk 1: Controle
1.1 Controlemomenten
Het lokaal bestuur organiseert op vaste tijdstippen controles om na te gaan in welke mate organisatoren voldoen aan de erkennings- en kwaliteitsvoorwaarden. Deze controles gebeuren niet trapsgewijs, maar volgens een systeem waarbij bepaalde voorwaarden op specifieke momenten opnieuw worden nagegaan.
De volgende controlemomenten worden voorzien:
Niet elke voorwaarde wordt op elk controlemoment nagegaan. Per voorwaarde wordt bepaald op welk moment deze gecontroleerd wordt. Dit zorgt voor een gerichte en proportionele opvolging van de organisatoren.
1.2 Controle-instrumenten
Om deze controles uit te voeren, maakt het lokaal bestuur gebruik van verschillende controle- en evaluatiemethodes. De keuze van de methode hangt af van de aard van de voorwaarde en het controlemoment.
1.3 Toezicht
In het kader van de uitvoering van dit reglement organiseert het lokaal bestuur toezicht op de naleving van de bepalingen ervan. Het toezicht wordt opgevat als een ondersteunend en controlerend instrument en kan verschillende vormen aannemen, afhankelijk van de doelstelling, signalen en beleidsprioriteiten.
1.3.1 Basistoezicht
Basistoezicht is de doorlopende, informele opvolging die ontstaat in de gewone samenwerking tussen het lokaal bestuur en erkende actoren. Het gaat om signalen die spontaan opduiken in de dagelijkse contacten, communicatie en samenwerking. Wanneer het lokaal bestuur merkt dat afspraken niet worden nageleefd of dat er risico’s ontstaan, wordt dit opgenomen met de actor en – indien nodig – opgevolgd of bijgestuurd. Het basistoezicht garandeert zo een basisniveau van kwaliteit, betrouwbaarheid en rechtszekerheid, zonder dat hiervoor een formele controle gepland hoeft te worden. Het lokaal bestuur bepaalt zelf hoe deze opvolging wordt georganiseerd binnen de bestaande werking.
1.3.2 Thematisch toezicht
Het thematisch toezicht betreft gerichte controles op één of meerdere inhoudelijke thema’s, gekoppeld aan de zes bouwstenen van het erkenningskader, met name:
Het lokaal bestuur is vrij om te bepalen wanneer en in welke mate thematisch toezicht wordt ingezet. In functie van lokale beleidsdoelstellingen kan het lokaal bestuur driejaarlijks één of meerdere thema’s prioriteren waarop het toezicht in dat werkingsjaar wordt geconcentreerd.
Thematisch toezicht kan zowel aanvullend zijn op het basistoezicht als los daarvan worden georganiseerd en heeft tot doel een verdiepend inzicht te verkrijgen in de werking van organisatoren op specifieke kwaliteitsaspecten.
1.3.3 Risicogestuurd toezicht
Risicogestuurd toezicht wordt ingezet wanneer het lokaal bestuur signalen opvangt die wijzen op mogelijke risico’s inzake de naleving van het reglement of het erkennen van kwaliteitsvolle buitenschoolse opvang en activiteiten.
Dergelijke signalen kunnen onder meer voortkomen uit klachten, meldingen, vaststellingen tijdens ander toezicht, overlegmomenten of andere relevante informatiebronnen. Op basis van deze signalen beoordeelt het lokaal bestuur de aard en ernst van het risico en beslist het om gericht toezicht te organiseren.
Het risicogestuurd toezicht kan meerdere keren per jaar plaatsvinden en wordt flexibel ingezet. De frequentie en intensiteit worden bepaald door het lokaal bestuur, rekening houdend met de ingeschatte risico’s. Het lokaal bestuur kan dit toezicht zelf uitvoeren of laten uitvoeren door een externe partner.
1.3.4 Extern toezicht
Onverminderd de andere vormen van toezicht behoudt het lokaal bestuur steeds de mogelijkheid om extern toezicht te laten uitvoeren. Extern toezicht kan worden ingezet binnen elk van de hierboven vermelde toezichtsvormen en voor elk thema van het erkenningskader.
Een externe partner kan worden aangesteld om specifieke aspecten van de werking van een organisator te onderzoeken en een onafhankelijke beoordeling of audit uit te voeren. De resultaten van dit extern toezicht worden gebruikt ter ondersteuning van de beleidsvoering en de verdere opvolging door het lokaal bestuur.
1.4 Controlekader BOA Brakel
De controles in Brakel zijn opgebouwd als een groeipad. Ze toetsen telkens een ander niveau van maturiteit en geven samen een volledig beeld van hoe een organisator evolueert van een correcte basiswerking naar een duurzame, kwaliteitsvolle en professioneel verankerde organisatie.
1.4.1 Driejaarlijkse controles
Na drie jaar verschuift de focus naar de inhoudelijke kwaliteit en de verankering van de werking. Er wordt verwacht dat de organisatie beschikt over een gedragen pedagogisch beleid dat consequent wordt toegepast in de praktijk.
Centraal staat het welbevinden en de betrokkenheid van kinderen: zij moeten zich veilig en welkom voelen en actief kunnen deelnemen. Daarnaast wordt bekeken of de werking voldoende ontwikkelingskansen biedt via een gevarieerd en uitdagend aanbod.
Ook het lerend vermogen van de organisatie wordt beoordeeld. Er wordt gekeken of feedback systematisch wordt verzameld en benut, of er wordt ingezet op opleiding en versterking van medewerkers, en of externe expertise wordt geïntegreerd.
Inclusie en participatie moeten hierbij structureel ingebed zijn. Na drie jaar wordt dus beoordeeld of de opvang niet alleen correct functioneert, maar ook kwalitatief sterk en toekomstgericht is uitgebouwd. Deze controle gebeurt driejaarlijks omdat aanpassingen op dit vlak vaak projectwerk vergen en dit meestal pas na enkele maanden is ingebed in een organisatie, wat ervoor zorgt dat jaarlijkse controle weinig zeggend kan zijn.
Deze elementen worden niet enkel op papier bekeken, maar indien van toepassing ook via locatiebezoeken en overleg tussen de organisatie en de controleur.
1.4.2 Controles bij fundamentele wijzigingen
Bij een erkenningsaanvraag of fundamentele wijziging ligt de focus op de structurele en organisatorische basis van de werking. De organisator heeft de verantwoordelijkheid om dergelijke wijzigingen tijdig te signaleren aan het lokaal bestuur.
Er wordt nagegaan of de organisatie robuust en professioneel is uitgebouwd, met een organisatorisch model met duidelijk leiderschap, heldere communicatie en vaste aanspreekpunten voor ouders en overheid.
Daarnaast wordt de juridische en administratieve werking gecontroleerd: correcte gegevensverwerking, transparante inschrijvingen en tarieven, en een duidelijke klachtenprocedure.
Ook veiligheid en infrastructuur zijn essentieel, met aandacht voor brandveiligheid en voedselveiligheid. Verder wordt bekeken of de pedagogische visie zichtbaar is in de dagelijkse praktijk, met aandacht voor interacties, omgang en groepsdynamiek.
Het personeelsbeleid moet voldoende onderbouwd zijn, met aandacht voor competenties, instroom, arbeidsvoorwaarden en ondersteuning. Tot slot wordt de maatschappelijke verankering beoordeeld via inclusie, samenwerking en aansluiting bij het lokale BOA-netwerk.
Samen zorgen deze periodieke controlemomenten ervoor dat een opvanginitiatief niet enkel voldoet aan de basisvoorwaarden, maar zich stap voor stap ontwikkelt tot een kwalitatieve, lerende en sterk ingebedde organisatie.
1.4.3 Proportionaliteit van de controle
Het lokaal bestuur past deze controles proportioneel toe, in functie van het type organisator en de aard van het aanbod. Voor kinderopvang en schoolopvang – structurele en doorlopende vormen van buitenschoolse opvang – wordt een meer diepgaande toetsing uitgevoerd, omdat deze werkingen een grotere verantwoordelijkheid dragen op vlak van veiligheid, continuïteit, personeelsinzet en pedagogische kwaliteit.
Voor buitenschoolse activiteiten (zoals sport-, cultuur- of hobbyactiviteiten) wordt het toezicht lichter, realistisch en haalbaar georganiseerd. Hierbij wordt rekening gehouden met de schaal, het vrijwilligerskarakter en de beperkte duur van het aanbod. Van activiteitenorganisatoren wordt niet verwacht dat zij dezelfde organisatorische structuren, beleidsdocumenten of personeelskaders uitbouwen als opvanginitiatieven.
Bij hen wordt enkel gecontroleerd op de basisvoorwaarden die noodzakelijk zijn voor een veilige, kwaliteitsvolle en transparante werking, zoals opgenomen in het erkenningskader: correcte verzekeringen, een aanspreekpunt, veilige infrastructuur, duidelijke communicatie, respectvolle omgang met kinderen en aansluiting bij het lokale BOA-netwerk.
Deze proportionele aanpak zorgt ervoor dat het erkenningskader geen drempel vormt voor kleinschalige of occasionele activiteiten, terwijl tegelijk de veiligheid en het welzijn van kinderen worden gegarandeerd.
Hoofdstuk 2: Klachtenprocedure BOA
Het lokaal bestuur voorziet in een toegankelijke en transparante klachtenprocedure met als doel de kwaliteit en veiligheid van het buitenschools opvangaanbod te bewaken en waar nodig bij te sturen. Klachten en meldingen kunnen ingediend worden via het klachtenportaal op de website van het lokaal bestuur. Elke erkende organisator engageert zich om deze klachtenprocedure actief te communiceren naar ouders en gebruikers, en om constructief mee te werken aan de behandeling en opvolging van klachten.
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen volgende types signalen:
Na ontvangst van een melding of klacht bevestigt het lokaal bestuur de ontvangst binnen 10 kalenderdagen aan de indiener. Binnen 30 kalenderdagen wordt de klacht inhoudelijk beoordeeld en geclassificeerd. De betrokken organisator wordt uiterlijk binnen deze termijn op de hoogte gebracht van de klacht en de verdere procedure. Indien deze termijn niet haalbaar is, wordt de indiener gemotiveerd geïnformeerd over de verlenging en de verdere timing.
Afhankelijk van de aard van de klacht onderneemt het lokaal bestuur volgende stappen:
De behandeling van klachten kan aanleiding geven tot bijkomende handhaving, controles of aanpassingen in de werking van de organisator. Op deze manier vormt de klachtenprocedure een essentieel instrument binnen het bredere handhavings- en kwaliteitsbeleid van het lokaal bestuur.
Artikel 2: Dit reglement treedt in werking op 7 september 2026 en blijft van kracht tot en met 31 december 2031.
Artikel 3: Uitvoering
Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met:
de uitvoering van het handhavingsreglement;
de organisatie van toezicht en controles;
de behandeling van meldingen en klachten;
de toepassing van handhavingsmaatregelen;
de rapportering en terugkoppeling overeenkomstig de bepalingen van het reglement.